#35「最も効率良く説明する方法」

「無駄な説明で、退屈な人になっていないか?」

説明が苦手な人には、
ある、共通点があります。

それは、
最初から、正確に詳細を話そうとし過ぎる、
ということです。

心当たりはありませんか?

 

「説明」とは?

「説明」の定義は、

自分が知っている情報や知識、考え方などを
相手に理解してもらえるように手を尽くして伝えることで、

情報が、高い方から、低い方へ流れる状態です。

ただ、

相手が知りたい情報は
ケースバイケースであり、

相手が不特定多数であればなおさら、
その説明で満足する人と、まだ満足できない人で差が現れるでしょう。

説明において注意すべきなのは、

相手がどのぐらいのレベルの情報を求めているかが、
未知数である点です。

効率の良い説明の極意

説明で、

効率よく、相手を満足させるには、
コツがあります。

それは、

大まかな枠から理解を深めていく、
ということ。

つまり、

「結局それって、こういうこと」
という話を、先にしちゃうのですね。

そうすることが、これから説明する事柄の理解を助け、
結果、説明の効率がぐんと良くなります。

例えば、

おおまかい説明をレベル1、
最大限詳細な説明をレベル10とすると、

1を聞いて10を知ることができる人への説明では、
レベル1の説明で足り、

それ以上の説明は、
ほとんど蛇足、ということになってしまいます。

蛇足を一生懸命話すあなたは、
退屈な人、というレッテルを貼られることにもなりかねません。

このように、
大枠の説明から始めることで、

説明する側の意図よりも早く
説明される側の欲求が満たされる可能性もでてくるのです。

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大枠から固めていくこと

では、
大枠から固めていく、とは実際にはどういうことなのか、

道を尋ねられた時の説明で
考えてみます。

「すみません、
道をお尋ねしたいんですが・・

○○へは、どう行けばいいんですか?」

と尋ねられた時、
どう答えるのが、最も効率がいいでしょうか?

それは、

最初に、「あちらの方向です」と
指さしてしまうことです。

細かい経路は後まわしにして、

まず方向を指し示すのが、
もっとも大まかな枠の理解と言えます。

方向さえ分かれば、
あとは自分で行ける自信がある人は、

このひとことを聞いただけで、

「ああ、あっちだったのか!
ありがとうございました。」

と、あなたにお礼を言って立ち去るでしょう。

これが最も効率のよい説明です。

しかも、

ざっくりとした大枠の結論を言い切ったことで、
その副産物として、
あなた自身の中に精神的な余裕が生まれてきますから、

次のレベルの説明へ、
自信を持って話を進めることができるようになります。

 

大枠を固めた後に使うべき言葉

方向を示したあとは、
どういう説明になるでしょうか?

例えば、

「歩くと
ここからだいたい15分ぐらいかかりますよ。」

など、
ちょっと踏み込んだ、詳細な説明をしていけばいいわけです。

これで、
方向と距離の情報を提供することに成功しました。

それに加えて、

ここで、歩くと、という言い方をしたのには、
実はもうひとつの理由があります。

あえて、徒歩での情報を出すことで、
相手の状態を探る、という意図を込めているのです。

この場所は全くの初めてなのか?
どの程度の地名や固有名詞が通じるのか?

相手の反応を引き出す、
攻めの説明です。

自分と相手との共通認識はどのぐらいのレベルなのかを知ると
このあと使うべき言葉も違ってきます。

これによって、
説明が、立体的になってきました。

そして、さらなる説明が必要になる場合、

ここからは、
固有名詞を用いた説明をせざるを得ないのですが、

大事なのは、

共通認識のレベルはどの程度か?
を意識することです。

ここ、ポイント

上記のように、道を尋ねられたとき、

例えば、

「外堀通りを東へ・・」と説明するのが、
ほんとうに親切なのかどうか、

ということです。

目的地へたどり着くためなら
通りがどんな名前であろうと関係ありませんし
相手がそれを知っているという保証は全くありません。

説明の早い段階から、通りの名前などが出てくると

知らないその固有名詞に縛られてしまい
混乱を招くだけなのですね。

固有名詞を出す説明をするのであれば、
相手の反応を探ったあと、

その固有名詞が通用するかどうかを把握してからが
いいかもしれません。

固有名詞が通用するのであれば、
ズバリ固有名詞で説明するほうが、効率がいいケースもあるでしょうし、

固有名詞が通用しないのであれば、

それに代わる、一般的な名詞で
(信号を右、とか、そこに銀行があるので、など)

話を進めるべきだと思います。

 

説明とは、道を教えること。

このように、
「大枠から固めていく説明」について、

道を尋ねられた時を例にお話してきましたが、

この考え方は、
そのほかありとあらゆる説明のシーンにおいて、有効です。

言い方を変えれば、

説明とは、
道を教えることだ、と言ってしまってもいいぐらいです。

まず、
話の方向を指し示しましょう。

また、

大枠から相手に理解してもらおうとすることは
同時に、自分自身の頭の中の整理にも、とても有効です。

普段から、
この状況を他人に説明するならどう表現すべきか、と考える習慣をつけると、

状況判断が速くなるのではないかと思います。

 

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