#34「説明が上手くなるコツ」

「相手を知らずに説明していないか?」

人前で話をするなかで、

「説明」という要素は
とても大きなウェートを占めています。

しかし実際には、

「今、自分は説明している」
などと意識することはほとんどありませんね。

まずはこの、「説明」とは、
話のなかでどういう意味を持つ行為なのか、考えてみます。

 

説明とは?

「説明」を辞書で調べてみると、大抵は、

ある事柄を、
よくわかるように述べること。

と、
ごく簡単な文章で表されています。

おそらく、
説明とは?、などと思わないでも、

ほとんどの人が、
なんとなくやっていることだから、でしょうね。

ではこの2行を、
少し「解凍」してみましょう。

説明とは、

1、自分が知っている情報や知識、考え方などを
2、相手に理解してもらえるように
3、手を尽くして伝える

ことなのだと思います。

3の「手を尽くして伝える」ということについてですが、

言葉のみならず、ゼスチャーや
表、図形などなど

あらゆる手段で
わかってもらうよう努力することです。

プレゼンなどはそうですよね。

今回のメルマガにおいては、
まずは、言葉だけで伝えることに専念してみましょう。

 

上手な説明の必要十分条件

例えば、
「道を尋ねられた」という場合で考えてみます。

よくあることですね。
あなたはうまく説明できるほうですか?

上に挙げた説明の条件に照らし合わせてみましょう。

「道を尋ねられたときの説明」とは、

私が知っているその場所への行き方を
それを知らない人に尋ねられたので
その人が理解できるように教えてあげる、

ということです。

ここで、
ポイントが浮かび上がってきました。

それは、

説明する人とされる人の関係は、
「説明対象を知っているか知らないか」であり

それを教える手段として、
「どちらも知っている言葉と情報を駆使する」

ということ。

さらに、

「相手の知りたがっていることにも方向性があるので
それを的確に把握する」

ということです。

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情報は、高いところから低い方へ流れる

まず、
「説明対象を、知っているか知らないか」という点です。

これはもちろん、
ケースバイケースで度合いの違いがあり、

全く知らない人に、
全てを知り尽くした人が説明することもあれば、

その中間的な会話もあるでしょう。

話の途中で、説明者が入れ替わることも
あるかも知れません。

いずれにしても、
情報が、高い方から、低い方へ流れる状態です。

この要素において、配慮すべきなのは、
相手の知っている程度が、どのぐらいか、ということだと思います。

 

相手と自分との「共通言語」で、説明すること

次に、
「どちらも知っている言葉や情報を使う」というのは、

例えば、相手が日本語で聞いているのに
英語で説明しても仕方ないことですし、

自分しか知らないことを引き合いに出して、

例えば、私の家の隣です、といきなり説明しても
それを知らない相手には理解不能である、ということです。

ですからお互いに知っていることを使って説明するには、

「何を引き合いに出せばいいのか」
その適切な選択も重要になってきます。

私の家の場所を知っている人への説明では、

いきなり、
私の家の隣、と説明したほうが速いのに対して、

それを知らない人には、

国道沿いの・・など、

より、一般性のある、
解りやすい例を使ったほうがいい、ということです。

 

どういう説明を受けたがっているのかを察知する

もうひとつ、
「相手の知りたがっていることの方向性」というのは、

上記の「知っているか知らないかの度合い」の話とも通ずるのですが、

例えば、相手が自動車で行こうとしているのに
一方通行を逆走しなくては行けない道を教えてしまったりすること、などです。

こうした、
効率の悪い説明をしてしまうことを防止するためにも、

相手の知りたがっていることを把握することが、
大事になってきます。

例えば、道を説明するというこのケースでは、

「お車でいらっしゃるんですよね?」などと、
こちらから聞いてしまうのが、もっとも簡単な方法だと思います。

こういう「説明者からの質問」が、
なかなかできないものですね。

このように、
説明する、という行為の意味を分析してみると、

どうすれば説明がうまくなるか、が、
わかってきました。

その第一歩は、
実は、「相手を知ること」なのですね。

とかく、
説明しなくちゃ!というプレッシャーに縛られると、

自分のおしゃべりをどうするか?
で、いっぱいいっぱいになってしまいがちです。

もちろん、
プレゼンなどにおいては、
完璧な説明を目指そうと、説明者側の体勢を完璧に整えることは大事です。

ただ、
一度、このように、相手を知ることに立ち戻ってみると、
「一皮むけた」良い説明ができるかも知れませんね。

 

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